Resolución del órgano de contratación de la AETIB por la que se aprueba la convocatoria y los pliegos de condiciones generales que han de regir la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de las solicitudes de patrocinios con grandes eventos culturales y deportivos que generen repercusión mediática mínima para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), durante el año 2024

BENEFICIARIOS 

Pueden ser beneficiarios de esta convocatoria pública las personas jurídicas privadas organizadoras de los eventos presentados que se ajusten al objeto y cumplan los requisitos de esta convocatoria.

 

En esta convocatoria, una misma entidad puede presentar hasta 2 eventos por marca vinculada, pero nunca más de una empresa, entidad o grupo empresarial puede solicitar patrocinios para el mismo evento.

 

En el supuesto de que dos entidades diferentes soliciten el patrocinio para un mismo evento, tan sólo se valorará la primera de las propuestas presentadas, según el registro de entrada, mientras que la otra propuesta quedará excluida.

 

En el supuesto de entidades que gestionen varios eventos, deben presentar una solicitud para cada uno de los eventos para que soliciten el patrocinio, salvo si éstos conforman un programa único de diversas actuaciones.

 

PLAZOS

 

El plazo para la presentación de las solicitudes de patrocinio permanecerá abierto desde el día siguiente de la publicación de esta resolución en el BOIB, hasta agotar la dotación económica y, en cualquier caso, hasta el 1 de octubre de 2024.

Las entidades tendrán que presentar toda la documentación necesaria para su tramitación con un mínimo de 60 días naturales de antelación a la fecha de inicio del evento y, en todo caso, siempre antes de la fecha límite de presentación de sol solicitud del 1 de octubre de 2024. La tramitación de las solicitudes se realizará por orden de entrada en el registro. En caso de incumplimiento del plazo, la solicitud quedará excluida, a excepción de:

    Los eventos que se inician del 1 de enero al 31 de enero de 2024, por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 29 de diciembre de 2023 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

    Los eventos que se inician del 1 de febrero al 29 de febrero de 2024, por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 8 de enero de 2024 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

 

Qué tipo de eventos están incluidos?

A efectos de esta convocatoria, son grandes eventos turísticos aquellos que presentan unas características diferenciadoras y particulares que hacen que su presencia en los medios de comunicación y, por tanto, la repercusión mediática sea elevadísima y con un alto impacto respecto a otros eventos, generando una notoriedad con una gran cobertura nacional e internacional que trasciende el ámbito local y posiciona el destino en el top of mind del público objetivo.

Todos los eventos deben estar siempre vinculados a una de las marcas de destino: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears. En caso de que el evento se desarrolle en más de una isla, y cumpla con los porcentajes de inversión indicados en el apartado 3, se considerará que se promociona y, por tanto, se vincula a la marca Illes Balears.

A continuación, se define qué considera la AETIB como eventos culturales y deportivos:

    Definición de evento cultural: es toda aquella celebración, planificada y organizada previamente y directamente vinculada al sector de la cultura, donde se desarrollan actividades relacionadas con el arte entendido como la manifestación de la actividad humana mediante la cual se interpreta lo real o se plasma aquello que es imaginario con recursos plásticos, lingüísticos y/o audiovisuales, demostrando así unas habilidades, capacidades y/o destrezas.

    Definición de evento deportivo: es toda aquella celebración, planificada y organizada previa y directamente vinculada al sector de los deportes, donde se desarrollan actividades relacionadas con el ejercicio físico sujeto a unas normas y se demuestran habilidades, capacidades, destrezas y/o fuerza física.

Requisitos de los eventos

Se consideran grandes eventos susceptibles de obtener patrocinio aquellos que cumplan todos los siguientes requisitos generales: 

A)    Los que se ajusten a la definición de grandes eventos.

B)    Que sean eventos cuyo promotor sea una empresa/entidad privada y/o una federación deportiva.

C)    Que sean eventos culturales y/o deportivos y que fomenten la creación, diversificación y comercialización de estos productos estratégicos por la AETIB.

D)    Que incluyan el desarrollo de actuaciones vinculadas a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 8 medidas relacionadas con los ODS entre las propuestas por la AETIB. Dado que estas medidas tendrán que ser efectivamente llevadas a cabo durante el desarrollo del evento, la AETIB comprobará su correcta ejecución en la fase de justificación.

E)    Que el evento esté avalado por otras entidades públicas según se detalla en el apartado 6.2.

F)    Que el evento se inicie dentro de uno de los siguientes períodos: desde el 1 de enero al 30 de junio de 2024 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2024. Asimismo, el evento no podrá durar más de 12 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2024.

G)    El ámbito territorial de esta convocatoria se circunscribe a los eventos que se desarrollan de forma efectiva en el territorio de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

                      i.        En el caso de eventos deportivos conformados por etapas en diferentes localizaciones, donde las Illes Balears son una más dentro del circuito del evento, tan sólo se podrá tener en cuenta el presupuesto de gasto proporcional correspondiente a la etapa que se lleva a cabo en las Illes.

                     ii.        En el caso de regatas, se podrán patrocinar aquellas que empiecen o finalicen en un puerto de las Illes Balears, así como aquellas que se desarrollen en su totalidad en las Illes.

                    iii.        En el caso de eventos online, éstos estarán obligados a también desarrollarse física y simultáneamente en una localización situada en las Illes Balears.

H)    Que el nombre del evento incluya la marca de destino a la que se quiere vincular el patrocinio, o bien, en caso de que, el evento forme parte de una cadena de eventos, que éste publicite la marca de destino en la cadena de actuaciones.

I)      Que el evento cumpla con los requisitos mínimos de repercusión mediática y presupuesto de gasto. Según la marca a la que se vincule el evento, los criterios son:

    Repercusión mediática total mínima del evento (RMTE) -inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping-.

    Repercusión mediática en medios nacionales e internacionales mínima del evento (RMNIE) -inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping. Fuera de las Illes Balears.

    Presupuesto de gasto mínimo total destinado a la ejecución del evento.

 

*Impuestos excluidos

**Impuestos incluidos

En el caso de eventos que incluyan alguna de las acciones excluidas en los puntos 9 del apartado 1.2 del Anexo I de esta convocatoria, tan sólo se podrá patrocinar la parte del evento correspondiente a las acciones que la AETIB puede patrocinar. Asimismo, también deberá aplicarse este criterio al presupuesto del gasto, descontando la parte correspondiente a la acción excluida.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica por muestreo aleatorio del total de la parte económica, y en concreto de las declaraciones/certificados emitidos respecto a la doble financiación de los eventos.

 

J)     Entre todas las entidades organizadoras del evento, entre las que se encontrará la entidad adjudicataria, se comprometen a contratar una campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento, con la presencia de las marcas/logotipos del evento AETIB, valorada al menos en un 3% sobre el presupuesto previsto impuestos incluidos.

La valoración de este porcentaje se realizará a precio de tarifa oficial impuestos excluidos.

K)    Que el evento no reciba entre todas las entidades de carácter público o con participación pública en concepto de patrocinios/ayudas/subvenciones/colaboraciones un importe superior al 70% en relación con la partida de gasto real del evento.

L)     Que el evento no reciba ningún patrocinio/ayuda/colaboración económica para la publicidad o promoción de un destino turístico diferente a los existentes en la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

 

En la fase de justificación del evento se comprobará que los requisitos mínimos han sido alcanzados.

Con el cumplimiento de estos requisitos, los grandes eventos incrementarán la calidad de la oferta turística y del producto turístico. Asimismo, impulsarán la competitividad, la diversificación y el posicionamiento del destino.

Quedan excluidas:

Quedan excluidos de esta convocatoria aquellos grandes eventos que no cumplan con la estrategia turística de la AETIB y concretamente con los siguientes puntos:

1.-       Eventos que no cumplan los requisitos mínimos y/o condiciones establecidas en esta convocatoria.

2.-       Proyectos y acciones que no se puedan clasificar como grandes eventos.

3.-       Eventos con contenido político o religioso.

4.-       Eventos con contenido discriminatorio de cualquier índole o que enaltece actitudes violentas, homófobas, de odio o sexistas, que atente contra la igualdad de género. Este punto se hace extensivo a la publicidad de los eventos, en los que queda prohibida cualquier referencia machista, que muestre a la mujer en roles y estereotipos sexistas contrarios a los ideales de la igualdad.

5.-       Eventos que atenten contra cualquiera de los principios y valores democráticos.

6.-       Eventos que vayan en contra de la imagen que la AETIB quiere trasladar respecto de sus marcas y los destinos que las conforman.

7.-       Patrocinios solicitados por entidades, la actividad económica principal de las cuales sea agencia de publicidad o medios de comunicación.

8.-       Eventos que reciban ayudas/colaboraciones de casas de apuestas y/o juegos de azar, bebidas alcohólicas de más de 20º, marcas de tabaco y/o cigarrillos electrónicos.

9.-       Ferias, mercados, encuentros, jornadas, congresos, simposios, foros, exposiciones, talleres, workshops, fam-trips, press-trips, eventos centrados en la entrega de premios (no como consecuencia del desarrollo normal de un evento) o acciones similares a las anteriormente descritas.

10.-   Patrocinios a clubes deportivos, cuando aquéllos tengan la finalidad de patrocinar al equipo o equipos que forman parte del Club.

11.-   Equipos deportivos.

12.-   Las entidades u organismos públicos en general, y más concretamente los pertenecientes al Gobierno de las Illes Balears, a los Consejos Insulares y a ayuntamientos.

13.-   Las entidades que no se encuentren al corriente del pago de las obligaciones económicas contraídas con la AETIB, al corriente de las obligaciones tributarias con la CAIB, con el Estado y con la Seguridad Social.

14.-   Los eventos que en la justificación de las dos anualidades anteriores hayan incurrido en alguno de los siguientes hechos:

                      i.        No justificar en tiempo y forma, incumpliendo con las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios otorgados por la AETIB.

                     ii.        Justificar menos del 50% de la repercusión mediática RMTIB.

15.-   Eventos que ya hayan obtenido algún patrocinio/colaboración/subvención/ayuda por parte de la AETIB para la misma edición.

CUANTIAS DEL PATROCINIO

La presente convocatoria tiene un presupuesto máximo de 1.800.000 € (impuestos incluidos) financiados de la siguiente forma:

 

    Importe máximo de 1.800.000€ (impuestos incluidos) en el Capítulo VI – Inversiones Reales del presupuesto de la AETIB para el ejercicio 2024.

En caso de que la partida reservada sea insuficiente, ésta podrá ser ampliada, a criterio de la dirección, en función de la disponibilidad presupuestaria.

Asimismo, en caso de que a fecha 1 de septiembre de 2024 no se haya agotado la totalidad de la disponibilidad presupuestaria, la AETIB podrá disponer de los remanentes, que serán destinados a otros proyectos según las necesidades, teniendo en cuenta la partida presupuestaria y capítulo al que fueron asignados.

Según el tipo de evento los importes máximos que adjudicará la AETIB en concepto de patrocinio son los que se detallan a continuación, aunque, en cualquier caso, nunca podrá superar el 30% con relación al presupuesto de gasto del evento (impuestos incluidos) y del gasto real efectivo (impuestos incluidos).

 

*Podrá optar a estar vinculado a la marca Illes Balears sólo aquel evento que se desarrolle de forma efectiva en más de una isla. En el caso de eventos que se desarrollen en dos islas: debe acreditarse que, como mínimo un 30% del presupuesto de gasto total del evento, se destina a acciones que se desarrollan en una isla, y uno 30% por lo menos en la otra isla. En caso de tres islas: al menos un 25% en cada una de las tres islas. En caso de cuatro islas: al menos un 15% en cada una de las cuatro islas.

Para eventos online, la marca de destino será la correspondiente a la localización física donde el evento se desarrolle de forma simultánea. 

**Impuestos incluidos 

Las entidades privadas interesadas en participar en esta convocatoria podrán solicitar un patrocinio dentro de los límites establecidos en la tabla superior, de acuerdo con el tipo de evento a desarrollar.

El importe del patrocinio solicitado nunca podrá superar el 30% respecto al presupuesto de gasto indicado en el Anexo 1G (impuestos incluidos) y tampoco podrá superar el máximo establecido por tipos de evento. Asimismo, tampoco se podrá superar en la fase de justificación con relación al gasto real efectivo.

DISTRIBUCIÓN DE LOS PATROCINIOS

Con el fin de cumplir con la territorialización entre islas, se dedicará un porcentaje mínimo a los eventos por isla, de acuerdo con el siguiente cuadro:

 

En caso de que el 15 de febrero de 2024 no se hayan agotado los presupuestos correspondientes a los porcentajes por islas, el importe remanente se destinará a los eventos solicitantes al margen de esta territorialización.

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES

Las solicitudes deben presentarse exclusivamente de forma telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados ​​en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Illes Balears. No se considerarán válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el citado trámite específico.

Es obligatorio realizar un único registro por solicitud. En caso de más de un registro por solicitud, sólo se aceptará el primer registro realizado.

En caso de que la documentación a entregar supere los 10MB y/o los 10 archivos, se deberá indicar en el Anexo 1G (dentro del espacio destinado para esta finalidad) un enlace de descarga que deberá estar operativo como al menos durante 60 días, a fin de facilitar la descarga por parte de la AETIB.

En caso de que el enlace de descarga de la documentación esté deshabilitado dentro del indicado plazo, se podrá requerir para su subsanación concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se procederá a valorar la solicitud de patrocinio con la documentación que se disponga en ese momento, sin posibilidad de subsanación.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA CON LA SOLICITUD

Toda la documentación está detallada al Anexo I, apartado 6 de la convocatoria de patrocinios y en el propio trámite de la sede electrónica.

FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS

Para firmar electrónicamente un documento que deba presentarse en la Comunidad de las Islas Baleares, debe estar en formato PDF. Para firmar un documento PDF es necesario disponer de un certificado digital o un DNI electrónico.

Las herramientas gratuitas que recomendamos para firmar PDF son:

• El programa Adobe Reader DC:https://get.adobe.com/es/reader/Puede consultar el siguiente manual"Firmar un documento pdf con Adobe Reader"
• El programa Autofirma de la Administración General del Estado: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

 CONVOCATORIA PUBLICADA

 ENLACE AL TRÁMITE TELEMÁTICO